SOGESTI une équipe d’experts en archivage physique-électronique et externalisation avec service de numérisation.
La question des archives devient au fil des années un problème que les établissements, les Services et les Associations ont de plus en plus de difficultés à résoudre. Il convient donc de mettre en œuvre des moyens et des méthodes adaptées pour préparer un archivage aux impératifs réglementaires et aux besoins de mémoire de ces structures.

 

MODULE 1-Formation: Assistant-Archiviste

A la fin de cette formation, vous êtes capable de mettre en place une politique d’archivage dans toute société.

Personnes concernées : membres des Conseils d’administration, cadres, personnel administratif, éducatif et social des établissements et Services.

Objectifs :

– Acquérir les règles de base des archives

– Sensibiliser à la préparation de l’archivage, à son importance pour l’histoire et pour les personnes accueillies.

Méthode :

Apports théoriques et travaux dirigés en situation concrète. L’intérêt du groupe restreint (cf plus haut) et de permettre à chaque participant, à partir des exercices proposés, de poser les questions qui le préoccupent en ce qui concerne les archives et leur prise en charge.

Programme :

– Les archives : définition, problématique générale, règles de gestion. Qu’est-ce qu’un fonds d’archives ? Pourquoi le conserver ? Que conserver, éliminer ? Comment organiser le classement, la conservation matérielle, la micrographie ?

– Le répertoire : comment retrouver un document.

– Initiation pratique au classement à partir d’un fonds d’archive non classé, organisation d’un plan de classement

– La question des dossiers des personnes prises en charge : législation sur la communicabilité, modes possibles de gestion de ces documents.

Durée: 1 mois
Prix: 350 000
email: sogesti@gmail.com


MODULE 2-Formation: Archiviste Ged.  niveau avancé

Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

Programme de formation

La chaîne de traitement archivistique

  • Évaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives
  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives
  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Organiser un projet d’archivage

Créer des outils adaptés

  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d’archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Élaborer une politique d’archivage

  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d’archivage type, élaborer les points essentiels

Ged Gestion électronique de document

  • Les différentes solutions
  • Installation d’une GED
  • Gestion des archives avec une GED
Durée: 10 jours – Prix: 800 000