e-services

Sogesti vous accompagne dans tout le processus pour la mise en place de e-services dans votre ville ou mairie.

 

Processus et simplification administrative
Améliorer la performance est un souci constant pour toute administration. Parmi les solutions existantes, l’approche processus est une méthode d’analyse qui consiste à décrire de manière méthodique un organisme dans le but d’agir sur celui-ci. A partir de là, on peut optimiser les processus en améliorant et en simplifiant les façons de faire de chacun. L’optimisation et la simplification des processus ne peuvent se réaliser avec succès sans tenir compte de la dimension humaine qui assure la continuité de la démarche et qui facilite le changement.

Objectifs

Cartographier les processus clés d’une administration.
Effectuer les analyses des pratiques de travail et les moyens mis en œuvre pour les réaliser en regard de la stratégie de l’administration et de ses objectifs.
Assurer une meilleure qualité de l’information produite.
Simplifier les procédures.
Améliorer la traçabilité et la maîtrise des délais.
Réagir face aux évolutions constatées dans les besoins des usagers.
Améliorer l’efficacité collective.
Décloisonner l’organisation sur une base transversale.

Voici les différentes solutions  que nous proposons.

1-État civil.

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2-Gestion des délibérations

Gestion des types de séances délibératoires avec leurs caractéristiques propres.
Gestion des points proposés avec leurs annexes.
Gestion des avis, donnés par des services, sur un point.
Gestion des ordres du jour lesquels comprennent des points créés par des utilisateurs ainsi que des points récurrents.
Gestion des décisions prises en séance.
Gestion des procès-verbaux qui contiennent les délibérations

3-Gestion des courriers et intranet
De manière simplifiée, la gestion électronique de document va permettre à terme de centraliser et référencer les documents de travail électroniques de votre organisation.
La gestion du courrier entrant et sortant est un premier volet de cette fonctionnalité.

Celle-ci permet d’enregistrer les courriers entrants et sortants, d’y indiquer des méta-données, comme l’expéditeur, le type de courrier, le service traitant, etc.
Il est également possible de joindre une pièce scannée ou de procéder à une importation automatique à partir des courriers scannés.
Fonctionnalités actuelles
• encodage du courrier entrant de 2 façons différentes
o encodage des métadonnées et association manuelle d’une pièce scannée
o importation automatique des courriers scannés avant complétion des métadonnées
• visualisation du courrier scanné sans téléchargement
• gestion des contacts (recherche d’un expéditeur existant ou création d’un nouveau)
• workflow de validation du courrier tenant compte du service responsable

4-Gestion de l’urbanisme (Urban)

Le produit permet de gérer les différents types de permis d’urbanisme et intègre des fonctionnalités cartographiques avancées.

Les formulaires d’encodage sont paramétrables pour répondre aux spécificités de votre commune (affichage ou non de certains champs, valeur par défaut, documents personnalisés…).

  • Gestion des permis d’urbanisme.
  • Gestion des permis d’urbanisation.
  • Gestion des déclarations.
  • Gestion des divisions.
  • Gestion des CU1 et CU2.
  • Gestion des lettres aux notaires.
  • Gestion des déclarations environnementales.
  • Affichage des couches voulues (parcelles, bâtiments, …).
  • Consultation d’informations précises (parcelles concernées, rayon de 50m, infos sur les propriétaires d’une parcelle, …).
  • Recherche de parcelles en mode cartographique

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