Nous sommes experts en archivage et nous faisons aussi des formations.
Nous donnons des formations en archivage et nous offrons aussi des services
d’archivage physique( une équipe de 15 personnes) et l’archivage numérique(GED)

A-PARTIE FORMATION

Objectif : connaî­tre les notions de base, les concepts et les pro­blé­ma­ti­ques prin­ci­pa­les liées à l’archi­vage électronique, décou­vrir l’envi­ron­ne­ment tech­ni­que et nor­ma­tif, situer l’inter­ven­tion de l’archi­viste dans le cir­cuit de l’infor­ma­tion numé­ri­que.

Public : toute per­sonne sou­hai­tant avoir une intro­duc­tion aux pro­blé­ma­ti­ques liées à l’archi­vage électronique.

La formation va se faire en 2 étapes:

Archivage physique: 3 jours

  • Déterminer ce qui doit vraiment être conservé, ce qui peut être détruit (plan de classement, réduction de volume);
  • Indexer et répertorier les archives dans un outil simple.
  • vous formez à utiliser de certains logiciels et à gérer vos archives vous-même de manière professionnelle par la suite.

Archivage numérique: 2 jours: Partie informatique- les applications

  • Appréhender les enjeux et les risques du projet d’archivage électronique : impact des évolutions du contexte législatif, les conséquences immédiates, les conséquences à plus long terme.
  • Réaliser un audit préalable à la mise en place d’un système d’archivage électronique ainsi que du contenu des documents électroniques faisant l’objet de l’archivage.
  • Acquérir une méthodologie permettant d’évaluer les composants technologiques et organisationnels d’un système d’archivage électronique.
  • Évaluer les choix techniques pour la conception et l’exploitation d’une solution d’archivage électronique : logiciel de gestion, support de stockage, format de codage.
  • Maîtriser le cycle de vie des données tout en optimisant les coûts d’administration des données par stockage hiérarchique et gestion du cycle de vie des archives électroniques.
  • Maîtriser le processus de choix d’un prestataire d’archivage électronique quant à la définition du contenu des prestations possibles, les engagements réciproques, les points clés d’un contrat d’archivage.


B-PARTIE SERVICE

Sogesti est un expert en archivage et GED.

La GED ou gestion électronique des documents, englobe l’ensemble des outils et des techniques permettant de dématérialiser, classer, gérer, et stocker les documents électroniques.

La GED a donc pour fonction d’organiser et de gérer des informations et des documents au sein d’une entreprise ou d’une collectivité.
Cette méthode d’archivage se fait grâce à des scanners GED qui convertissent en images numériques vos courriers, documents de gestion, factures, bulletins de paye et autres documents papiers…
Une fois numérisés, ces documents sont consultables sous forme d’images ou de textes.

Les avantages de la gestion électronique des documents :

» Gain d’espace :

Numériser vos documents sous format électronique, vous permet de gagner un espace non négligeable au sein de vos locaux.
Avec la GED, fini le traditionnel placard à archives !

» Gain de productivité et travail collaboratif :

La GED permet une indexation claire de vos dossiers et facilite le travail collaboratif.
Une fois mis en réseau via un intranet documentaire, les membres de votre entreprise pourront les partager et les consulter instantanément.
La consultation peut même se faire à distance via un extranet. Vos documents pourront alors être consultés et partagés simultanément : chose impossible avec un archivage traditionnel !

» Gain de temps :

Certaines solutions intègrent un moteur de recherche interne ce qui facilite la consultation de vos documents numérisés. Une simple recherche par mots clés, et vous trouvez votre bonheur !
Fini le temps des recherches à la main dans les dossiers et autre lieu de stockage !

» Gain écologique et économie :

Mettre votre entreprise à la GED n’est pas seulement responsable ou vert : c’est avant tout intelligent et économique !
Vous réduirez la masse de papier allouée à votre gestion administrative, ainsi que le nombre de vos impressions, et de vos déchets (cartouches d’encre ou toners vides…).

Les principales caractéristiques des scanners GED

Les scanners sont les outils utilisés pour la gestion électronique des documents.
Ils sont dotés de technologies et caractéristiques de pointe dans le but de faciliter votre gestion documentaire quotidienne.

» Reconnaissance optique des caractères :

Les scanners GED sont en général équipés de logiciels de reconnaissance optiques. Ils traduisent en fichiers texte les images scannées contenant des données écrites. Ils allègent ainsi leur poids en les convertissant au format Word ou PDF.

» Recto/verso en un passage :

Cette technologie vous fait gagner un temps considérable en numérisant en un passage les deux côtés des documents à scanner.

» Possibilité d’un partage du scanner en réseau :

Mettre en réseau votre scanner vous évite de devoir dédier un poste spécialement à la numérisation. Le document est ainsi stocké sur le réseau, ou envoyé directement dans votre boîte mail.

» Élimination des pages blanches :

En cas de gros volumes à scanner, il se peut que des pages blanches se glissent dans les documents à numériser. Elles sont automatiquement supprimées à la numérisation.

» Traitement de gros volumes :

Tout comme les imprimantes, la performance d’un scanner s’exprime en ppm, ce qui correspond au nombre de pages numérisées à la minute.

» Les options liées à la qualité et au traitement de l’image :

Ces options facilitent grandement votre gestion documentaire. Les scanners peuvent par exemple détecter et supprimer les couleurs sur les documents.

-Après le processus de GED, les documents sont archivés.

Notre équipe est disponible à vous accompagner dans tout projet archivage et ged.Nous disposons d’une équipe de 20 personnes pour vos projets d’archivage avec des informaticiens, des archivistes-documentalistes et des chefs de projets.
Nous joindre pour une estimation gratuite