Devenir Assistant-archiviste

DECOUVRIR L’ARCHIVAGE : METIER ET CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Que veut dire archiver ?

– Identifier les documents dont on aura besoin demain
– Conserver les archives dans le temps
– Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

– Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
– Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
– Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

– Evaluer les documents
– Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
– Archives et documentation
– Original et copie
– Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

– Archives publiques et archives privées
– Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

CONNAITRE LES PROCEDURES & OUTILS DE L’ARCHIVAGE

Le versement

– Le bordereau de versement
– La qualité du versement
– Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

– La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
– Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
– Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

– La sélection des éliminables : règles à respecter
– Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
– Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

ORGANISER UN PROJET D’ARCHIVAGE

Créer des outils adaptés

– Le tableau de gestion
– Les durées de conservation (DUA)
– Le plan de classement
– Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

Les locaux d’archivage

– Vocabulaire et règles d’organisation
– Estimer le volume d’archives
– Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

– Les locaux et le choix du matériel
– Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

ELABORER UNE POLITIQUE D’ARCHIVAGE

Focus sur l’archivage électronique

– Les supports d’archives dans l’environnement électronique
– Normes et premières notions de dématérialisation
– Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

– Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
– A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

– Comment le mesurer ?
– Choisir les bonnes options
– Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d’archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

– Place de l’externalisation
– La sous-traitance
– Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance