formation-alfresco-ged

Public :

• Chefs de projet GED et collaboratif et toute personne appelée à mettre en place une solution de gestion documentaire et/ou de travail collaboratif en entreprise.

Objectifs :

• Connaître les principales fonctionnalités d’Alfresco et ses possibilités d’extension ;
• Mettre en place une plateforme de gestion documentaire d’entreprise ;
• Utiliser l’interface d’Alfresco Share pour administrer des référentiels documentaires et offrir aux utilisateurs un accès maîtrisé à leurs ressources.
• Mettre en place des sites collaboratifs pour le travail en équipe

Contenu pédagogique

Principes fondamentaux de la gestion de contenu et de la gestion documentaire

• Les besoins
• Principales fonctionnalités attendues
• Critères de choix et d’évaluation d’une solution de gestion de contenu et de gestion documentaire

Présentation d’Alfresco

• Historique et disponibilité
• Différences entre les versions Alfresco One et Alfresco Community
• Les différents outils
  • Alfresco Repository, Alfresco Share, Record Management, WCM
  • Tour d’horizon des fonctionnalités et des standards utilisés dans Alfresco
  • Aperçu des possibilités d’extension et de personnalisation

Installation d’une solution Alfresco

• Architecture d’une plateforme de gestion documentaire basée sur Alfresco
• Serveur d’application, base de données, outils…
• Les différentes possibilités pour installer Alfresco
  • Tour d’horizon des différents packages d’installation disponibles
• Pré-requis pour l’installation
• Installation d’Alfresco
• Première prise en main et configuration post-installation

Utiliser la GED Alfresco

• Principes de navigation et organisation de l’interface d’Alfresco Share
• Les espaces de travail
• Les différents éléments de contenu
  • Les différentes vues
  • Informations accessibles dans la vue détaillée
• Les règles de gestion de contenu
• Les aspects
• Les tableaux de bord
• Fonctionnalités de recherche et de catégorisation
  • Recherche simple et avancée
• Travail collaboratif
  • Checkin-Chekout
  • Gestion des versions

Administrer Alfresco

• Organisation de la configuration d’Alfresco
  • Les différents fichiers
  • Stratégie de modification de la configuration
• Gestion des utilisateurs et des groupes
  • Les permissions et rôles
  • Les invitations
• Actions sur le contenu et règles
  • Définir des actions sur le contenu
• Les différents types d’actions
  • Workflow simples, transformation, extraction de métadonnées…
• Les modèles de présentation
• Les différentes interfaces d’accès au contenu Alfresco
  • Interfaçage avec Microsoft Office
  • Les interfaces WebDAV et FTP
  • CIFS pour un accès transparent à un partage de documents

Les fonctionnalités collaboratives d’Alfresco

• Principes des sites collaboratifs d’Alfresco Share
• L’organisation des sites
  • Les types de sites (privés, publiques, …)
  • La gestion des utilisateurs et des souscriptions aux sites
• Les fonctionnalités collaboratives
  • Espaces documentaires
  • Forums,
  • Blogs et Wikis
  • Liste de données
• Le lien entre les fonctionnalités de la GED et les sites collaboratifs